Corona, de hoge energieprijzen en de bestuurlijke opdracht om het vastgoed te verduurzamen (naast een forse besparingsopgave) hebben hem aardig van de straat gehouden. Van der Kolk is met zijn afdeling verantwoordelijk voor het technisch beheer en onderhoud in de panden van de gemeente Amsterdam binnen de gemeentegrenzen van de stad.

Naast het technisch beheer en onderhoud koopt hij ook energie in voor de gemeente Amsterdam en voert hij interne bouwkundige projecten uit. Sinds september 2021 is hij verantwoordelijk voor de werkomgeving van ongeveer 20.000 medewerkers.

Snel passende werkomgeving

Door de coronacrisis moest er snel een passende werkomgeving komen, in minder panden dan ervoor vanwege een forse besparingsopgave op huisvesting. Van der Kolks team komt op dat moment net uit een reorganisatie en wordt direct in het diepe gegooid. ‘Of je voor 2,5 miljoen beeldbelcellen wilt plaatsen? We moesten een besluit nemen zonder echt te kunnen experimenteren. Het hielp toen enorm om te denken in producten vanuit huisvesting die we als afdeling in de ‘etalage’ hadden staan, zoals bouwkundig onderhoud en slimme gebouwen.'

Kan het zwembad open blijven?

Toen kwam de energiecrisis eroverheen. Dat was voor hem een uitdaging op zowel technisch, financieel als organisatorisch vlak. Waar zijn team vooral eerst bezig was met een juiste administratie van de energie, ging het daarna veel meer over de analyse van de energieprijs. De vraag "Kan het zwembad in de buurt nog wel open blijven?" moest bijvoorbeeld beantwoord worden. En klachtafhandeling was ook iets waar Van der Kolk zijn handen vol aan had. ’In de panden moesten we terug naar 19 graden, dat is best fris om in te werken. Dan komt niet iedereen meer naar kantoor en je wilt juist de samenwerking bevorderen.'

Prestatiegericht onderhoud

Een belangrijk deel van de opgave om het vastgoed te verduurzamen, ligt ook bij Van der Kolk. ‘We gaan naar prestatiegericht onderhoud. Waarin we van marktpartijen vragen dat zij de kennis meebrengen over welke bijdrage zij leveren aan de verduurzaming van ons vastgoed. Het vervangen van een ketel is nu bijvoorbeeld geen gespreksonderwerp meer, omdat de aandacht is verschoven naar de vraag hoe we de panden verwarmen. De slagkracht op dat vlak hebben we intern verhoogd.’

Bewuste keuze

Coronacrisis, energiecrisis, verduurzamen en bezuinigen. In een tijd van personeelskrapte is dat een extra uitdaging: ‘Het vinden van goede mensen gaat niet meer zo makkelijk. Het betekent dat ik mijn huiswerk nog beter op orde moet hebben om daarop in te kunnen spelen.’ De gemeente Amsterdam heeft een sterke focus op het aanboren van nieuwe doelgroepen voor de functies die vacant zijn. Dit komt door de bewuste keuze om meer te kijken naar potentieel en talent in plaats van het cv, dat geeft volgens Van der Kolk ruimte voor diversiteit en inclusie.

Grapjes

Op zijn afdeling gaat dat de ene keer gemakkelijker dan de andere keer. Grapjes die voorheen nog door de beugel konden, zijn nu bijvoorbeeld onderwerp van gesprek. Wat moet je met typisch Amsterdamse humor bijvoorbeeld? Het is volgens hem de kunst om de grappenmaker binnenboord te houden en tegelijkertijd elkaar bewust te maken van de uitwerking van het grapje.

'Iedereen hoort erbij'

Vanuit zijn rol neemt hij de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan het streven naar een diverser personeelsbestand en een inclusieve werkomgeving. Hij woonde onlangs een theatervoorstelling bij over Keti Koti en is in gesprek met initiatief Maat en Daad voor een meer inclusieve werkomgeving. Het is in zijn ogen van belang om zaken te doorbreken, die mensen elke keer weer opnieuw als vervelend ervaren en daar vervolgens ook de dienstverlening op af te stemmen. ‘Wat ik belangrijk vind, is dat iedereen erbij hoort. Het onderlinge gesprek als doel, dan houden we iedereen aan boord en voelen ze zich thuis.'

Stap voor stap

'Veel medewerkers werken buitenshuis of hybride. Dan is het mooi als je werkt aan meer sociale cohesie, maar als je elkaar niet tegenkomt, dan gaat dat niet. Bij de afdeling Huisvesting wordt dat ondervangen door een versteviging van de diverse teams. In de zogeheten Product Teams werken alle disciplines meer met elkaar samen.'

Van der Kolk heeft de afgelopen jaren een hoop geleerd (of zoals hij zelf zegt: ‘We hebben een hele goede leerervaring gecreëerd’) en dat werkt ook bij deze processen in zijn voordeel. ‘Ik doe het stap voor stap en houd tegelijk die stip aan de horizon, zodat de organisatie de juiste richting op gaat.’

Dit artikel is onderdeel van de reflectie op hoe we samenleven en werken in diversiteit, die de redactie van Facto maakt. Het gaat over hoe we succesvol met elkaar kunnen werken in een tijd van grote maatschappelijke en sociaal-economische uitdagingen. Wat betekent dat voor het vakgebied facilitair management?