Het ViDA-voorstel gaat om de aanpassing aan digitale mogelijkheden van Europese btw-systemen. Dit zal aanzienlijke gevolgen hebben voor ondernemers die grensoverschrijdende handel binnen de EU bedrijven. ViDA (VAT in the Digital Age) heeft namelijk als doelstelling om procedures te vereenvoudigen, fraude te verminderen en belastingregels binnen de interne markt te harmoniseren.
Verlagen administratieve last
Een van de belangrijkste beloften van het ViDA-voorstel is de vereenvoudiging van administratieve btw-procedures. Momenteel moeten bedrijven uitzoeken of ze zich in het buitenland moeten registreren voor btw en hoe nationale regelgeving in elkaar zit, wat kosten met zich mee brengt en tijdrovend kan zijn.
ViDA introduceert één digitaal loket (OSS – One Stop Shop) dat bedrijven in staat stelt om btw te rapporteren en te betalen voor alle grensoverschrijdende transacties via één online platform. Deze centralisatie zou de administratieve last en de nalevingskosten voor bedrijven, met name voor mkb’s en startups, moeten verminderen.
Aanpak van btw-fraude
Btw-fraude is een groot probleem binnen de EU, met jaarlijkse verliezen die in miljarden euro’s lopen. Het ViDA-voorstel heeft verschillende maatregelen om dit probleem aan te pakken.
Dat gaat onder meer om de invoering van verplichte elektronische facturering en het gebruik van blockchain-technologie om transacties te traceren. Deze innovaties zouden fraude moeilijker maken en controle door de belastingautoriteiten vergemakkelijken.
Met name bij grensoverschrijdende verkopen is het huidige btw-stelsel niet fraudebestendig gebleken. Voor de EU-lidstaten is het daarom van belang om dit grote verlies aan btw-inkomsten terug te dringen. De huidige aangifte-, facturerings- en rapportageverplichtingen, de periodieke opgaaf intracommunautaire prestaties (opgaaf ICP), geven de fraudeur te veel ruimte om te vertrekken voordat de btw-fraude aan het licht komt.
Standaardiseren btw-regels
De Europese harmonisatie van belastingregels is een andere pilaar van het ViDA-voorstel. Momenteel variëren btw-tarieven en vrijstellingen aanzienlijk per EU-lidstaat, wat ongelijke concurrentie veroorzaakt.
ViDA wil btw-regels binnen de EU standaardiseren, met name voor digitale diensten en immateriële goederen. Deze harmonisatie zou een eerlijker speelveld voor bedrijven creëren, grensoverschrijdende handel vergemakkelijken en economische groei stimuleren.
Verplichte e-facturering
In Nederland is e-facturatie nu alleen verplicht voor factureren aan de Rijksoverheid. Voor zakelijke transacties met andere bedrijven kun je facturatie via het UBL-formaat en netwerk Peppol gebruiken, maar dat is niet verplicht.
Dat verandert. Vanaf 1 juli 2030 is het voor B2B-grensoverschrijdende EU-transacties verplicht om binnen 10 dagen (niet: werkdagen) na de transactie of vooruitbetaling een e-factuur uit te reiken aan de afnemer.
Door de invoering van een verplichte e-invoicing, verwacht de EU:
- Een veiliger factuur dan in pdf-formaat per e-mail uitwisselen. Eventuele spookfacturen kunnen bij e-factureren direct worden herleid. Serviceproviders zorgen ervoor dat ze de identificatie van hun klanten hebben uitgevoerd. Bij spookfacturen is doorgaans sprake van spam, maar dat wordt binnen een netwerk als Peppol direct herkend. Alle betrokken partijen ondernemen dan ook direct actie.
- Efficiënter factureren dan met een factuur in pdf-formaat per e-mail uitwisselen. Met altijd een 100% herkenning van de factuurelementen. Bij de vele verschillende facturen in pdf-formaat wordt in de praktijk nooit 100% bereikt en is er soms nog eens aparte (scan en) herkensoftware nodig. Uit onderzoek is gebleken dat tot de helft van de capaciteit bij de crediteurenadministratie gemist kan worden met e-facturen, omdat je diverse stappen in je interne verwerkingsproces kunt automatiseren.
- Verhoogde transparantie: Digitale facturen maken real-time monitoring mogelijk.
- Verminderde administratieve fouten: Geautomatiseerde systemen minimaliseren menselijke fouten.
- Efficiëntere inning: E-facturatie versnelt het proces van btw-inning.
- Betere data-analyse: Digitale systemen stellen belastingautoriteiten in staat om patronen te identificeren.
E-factuurvereisten
De e-facturen moeten voldoen aan de factuurvereisten in de EU-lidstaat van de belaste prestatie. Het verwijzen bij een creditfactuur naar de oorspronkelijke factuur en het vermelden van het bankrekeningnummer of het andere account waarop de betaling moet plaatsvinden, worden toegevoegd aan deze vereisten.
E-facturering voor lokale transacties
Verschillende EU-lidstaten hebben al e-facturering en/of digitale rapportagesystemen ingevoerd voor lokale transacties, bijvoorbeeld Hongarije, Italië, Spanje en Roemenië. Nederlandse ondernemingen krijgen dan ook nu al te maken met de extra administratieve lasten van e-facturering en/of digitale rapportage in deze EU-lidstaten. Ook zijn er boetes bij het overtreden van deze verplichtingen. In 2025 en 2026 voeren ook Duitsland en België e-facturering in.
EU-lidstaten zijn zowel voor als vanaf 1 juli 2030 niet verplicht om e-facturering voor lokale transacties in te voeren. Als zij dit wel doen, moet het format in lijn zijn met de e-factureringsvereisten voor grensoverschrijdende transacties.
Om een lappendeken aan verschillende systemen voor e-facturering en digitale rapportage te voorkomen is afgesproken dat Europese lidstaten die in 2024 al een e-facturering en digitaal rapportagesysteem voor lokale transacties hebben, of hiervoor vergevorderde plannen hebben, dit uiterlijk op 1 januari 2035 aangepast moeten hebben aan het EU-systeem voor grensoverschrijdende transacties.
Van Opgaaf ICP naar DRR-rapportage
De e-factuur voor de grensoverschrijdende transactie moet de ondernemer direct digitaal rapporteren aan de (eigen) belastingdienst. Deze digitale rapportage vervangt de Opgaaf ICP. Dus door de ontwikkeling van ViDA is over enkele jaren de ICP-opgave in de huidige vorm verleden tijd.
Onder ViDA krijgen we te maken met de nieuwe btw-rapportageverplichting onder de noemer "Digital Reporting Requirements" (DRR) via e-facturering. Straks is e-factureren verplicht, in elk geval voor transacties die te maken hebben met intracommunautaire prestaties. Informatie op de E-facturen wordt dan automatisch gebruikt voor de nieuwe DRR als onderdeel van ViDA.
De afnemers moeten intracommunautaire transactie binnen 5 dagen na ontvangst van de e-factuur digitaal rapporteren aan de Belastingdienst. Lidstaten kunnen, wanneer zij beschikken over voldoende informatie van de leverancier, bepalen dat de afnemers geen rapportageplicht hebben.
Binnen 1 dag worden de ontvangen gegevens door de belastingdiensten van de EU-lidstaten overgedragen aan een centraal elektronisch uitwisselingssysteem (Central VIES). Lidstaten ontvangen dus bijna realtime informatie over deze transacties. De verwachting is dat landen btw-fraude bij grensoverschrijdende transacties hierdoor beter kunnen bestrijden.
De EU-lidstaten kunnen ook digitale rapportage- en e-factureringsverplichtingen invoeren voor binnenlandse transacties, maar dit is niet verplicht. Als dat gebeurt, moet het mogelijk zijn om het EU-format te gebruiken.
Al vanaf de inwerkingtreding van de richtlijn kunnen de lidstaten aan op hun grondgebied gevestigde belastingplichtigen de verplichting opleggen om elektronische facturen uit te reiken voor andere goederenleveringen en diensten dan grensoverschrijdende transacties. De lidstaten kunnen ook bepalen of de elektronische facturen al dan niet moeten worden aanvaard door de afnemer van de levering.
